Ricoh nos muestra cómo ha ampliado su plataforma Spaces para gestionar de forma integral todos los espacios y dispositivos de la empresa

La complejidad de la gestión de espacios en el mundo híbrido post-covid está llevando a muchas empresas a necesitar soluciones que integren todos sus espacios y elementos bajo sistemas de gestión centralizados, que además en muchos casos tienden a estar en la nube.

Ricoh, que seguramente muchos conocemos por sus impresoras, se ha transformado para convertirse en proveedor de este tipo de soluciones. Su plataforma Spaces se ha ampliado para que pueda ser la única y principal herramienta de gestión de espacios en una oficina. Durante la feria ISE 2025 hemos aprovechado para visitar su stand y ver de primera mano el funcionamiento de la plataforma, usando el equipamiento de su stand como ejemplo.

Desde la aplicación podemos ver nuestra oficina en 3D y tenemos información sobre todos los elementos.

En este caso podemos ver varios puestos de trabajo, una impresora, una sala de reuniones y unas taquillas. No obstante, puede aplicarse a muchos más espacios, como por ejemplo plazas de aparcamiento, despachos, cualquier tipo de espacio que nos imaginemos.

Con Spaces podemos integrar tanto los dispositivos de Ricoh, como los de otras marcas, dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa o espacio.

Así, podemos gestionar la disponibilidad de las salas de reuniones, de los puestos de trabajo, de las plazas de parking o de las taquillas. Podemos también hacer una gestión de visitas, asignando un anfitrión interno que sea avisado cuando la visita haya llegado. Podemos incluso pedir comida desde Spaces, si la empresa tiene un servicio así integrado.

En el caso de la impresión podemos enviar a imprimir un documento a través de Spaces e ir a cualquier impresora de la empresa, y con nuestro ID de usuario o bien escaneando nuestra tarjeta de identificación, imprimirlo desde la impresora que más nos convenga en cada momento.

Spaces además proporciona un mapa 3D en tiempo real de la oficina que nos permite visualizar cada uno de los espacios y elementos conectados, y permite además darnos la ruta más rápida para ir de un lugar a otro o encontrar dispositivos, como por ejemplo la impresora más cercana.

Para la gestión de espacios, Spaces se integra con sensores de distintas marcas con los que obtenemos información de temperatura, humedad y la ocupación de la sala, y nos permite visualizarlo de forma clara.

Algo que caracteriza a Ricoh, es que ellos no solo son fabricantes y desarrolladores de la solución, sino que son también la empresa que instala y gestiona el mantenimiento de todo ello. Ricoh dispone de más de una docena de centros propios repartidos por toda España, y son sus técnicos los que realizan los proyectos de instalación de todo el equipamiento necesario para salas de reuniones, gestión de espacios, impresoras y otros equipamientos y poner la puesta apunto en su plataforma Spaces que será después la que use la empresa para hacer uso de todo ello.

Generalmente Ricoh tiende a trabajar con una serie de partners de hardware con los que colaboran estrechamente. Uno de dichos partners es Logitech, que entre otras cosas les proveen de los equipamientos para salas de reuniones. No obstante si un cliente de sea usar las soluciones de otra marca, también se pueden integrar, al final se decide de proyecto en proyecto.

Ricoh Spaces, en general está compuesto de un servicio base en cloud, accesible desde el navegador o una app móvil, tanto por los administradores como por los propios empleados de la empresa que tenga instalada la solución. A partir de la plataforma base se pueden adquirir módulos como la gestión de salas de reuniones, puesto de trabajo y todo el resto de las características.

Te dejamos con un vídeo de demostración proporcionado por la propia marca:

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