Microsoft hace Copilot de pago en Word, Excel y PowerPoint: esto es lo que cambia a partir del 15 de abril

Microsoft ha comunicado a través del Centro de Administración de Microsoft 365 que a partir del 15 de abril de 2026, Copilot Chat dejará de estar disponible dentro de Word, Excel, PowerPoint y OneNote para los usuarios que no cuenten con una licencia de pago de Microsoft 365 Copilot. El cambio afecta exclusivamente a cuentas comerciales y educativas con suscripciones empresariales de Microsoft 365, no a los planes de uso personal o familiar, que tienen su propia política de integración de IA y funciones muy interesantes, como Copilot Vision.

Hasta ahora, cualquier usuario con una cuenta de trabajo o educativa y una suscripción empresarial de Microsoft 365 podía usar Copilot Chat directamente desde las aplicaciones de Office sin pagar nada extra. A partir de abril, ese acceso desaparecerá de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Quien quiera seguir usando Copilot Chat sin pagar la licencia adicional podrá hacerlo, pero solo desde la aplicación independiente de Microsoft 365 Copilot, no desde dentro de las propias apps de Office.

Curiosamente, hay una excepción: Outlook se salva del recorte. Copilot Chat seguirá funcionando en el cliente de correo con acceso al buzón y al calendario, incluso sin licencia adicional, al menos por ahora.

Copilot Basic y Copilot Premium son la nueva nomenclatura del asistente

Para reducir la confusión que ya de por sí genera el ecosistema de nombres bajo el paraguas Copilot, Microsoft ha anunciado que introducirá etiquetas diferenciadas en los propios productos. Los usuarios sin licencia verán la etiqueta Copilot Chat (Basic), mientras que quienes dispongan de la licencia de pago verán M365 Copilot (Premium). Una distinción que, vista la proliferación de variantes del asistente en los últimos años, no viene precisamente mal.

Lo que Microsoft describe en el aviso interno es que la licencia de pago reserva "la experiencia completa de Copilot en estas apps, con razonamiento avanzado y elección de modelo". Para los que no paguen, la alternativa es acceder a Copilot Chat desde la aplicación centralizada de Microsoft 365, que queda fuera del flujo de trabajo de cada app concreta.

El precio de la licencia de Microsoft 365 Copilot es de 30 dólares por usuario al mes, que se suma al coste de la suscripción base de Microsoft 365. Para empresas con decenas o cientos de usuarios, el impacto económico de este cambio puede ser muy importante, especialmente si hasta ahora asumían que el acceso básico a Copilot estaba incluido en sus contratos actuales, que en muchos casos así lo indicaba explícitamente.

La web de soporte de Microsoft dice otra cosa

Aquí es donde la situación se vuelve algo rocambolesca. En el momento de publicar esta noticia, la página oficial de soporte de Microsoft sobre Copilot Chat en las apps de Microsoft 365 sigue indicando que el asistente está disponible para estos usuarios "sin coste adicional y sin necesidad de una licencia de complemento de Copilot".

Es decir, la documentación pública de Microsoft contradice directamente el cambio que la misma Microsoft acaba de anunciar internamente. La compañía tendrá que actualizar esa página antes del 15 de abril, aunque el ritmo al que la documentación oficial suele reflejar los cambios de producto no siempre es el más ágil. No es un detalle menor. Administradores de sistemas que consultaron esa página para evaluar qué incluía su suscripción tomarán decisiones basadas en información que pronto quedará desactualizada, si es que no lo está ya.

Una dosis más pequeña de Copilot en el ecosistema

Este movimiento llega en un momento peculiar para la estrategia de Copilot de Microsoft. Mientras la compañía restringe el acceso gratuito en Office, simultáneamente está retirando integraciones de Copilot en otras partes del ecosistema. Según se ha sabido esta misma semana, Microsoft ha cancelado silenciosamente los planes que tenía desde 2024 para integrar Copilot en el panel de notificaciones y en la aplicación de Configuración de Windows 11, funciones que nunca aparecieron ni en versiones de prueba.

La razón de fondo, según fuentes internas, es un esfuerzo deliberado por reducir lo que dentro de la propia empresa describen como saturación de IA en el sistema operativo. Para los administradores de sistemas, la tarea más acuciante es revisar qué usuarios de su organización dependen de Copilot Chat en las apps de Office y evaluar antes del 15 de abril si es necesario asignar licencias adicionales o redirigir a los usuarios hacia la aplicación independiente de Microsoft 365 Copilot como alternativa sin coste añadido.

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