Correo con dominio personalizado: indispensable para pymes y profesionales
En esta guía te quiero hablar de las principales opciones que tiene tu negocio para enviar y recibir correos electrónicos con un dominio personalizado. Primero, te cuento cuáles son los requisitos que debe cumplir tu empresa para poder hacer esto y, después, te muestro algunas plataformas que te permitirán configurar un dominio propio para gestionar el correo.
Con respecto a los requisitos, estos son todos los que se deben cumplir:
- Disponer de un dominio personalizado en propiedad. Esto quiere decir que tu empresa es dueña de tuempresa.com o tuempresa.es, por poner solo dos ejemplos.
- Tener acceso a la configuración DNS del dominio. Si tienes un departamento TI, este será el encargado de configurarlo todo. Ahora bien, si tu empresa es pequeña y no dispones de personal especializado, será necesario que sepas configurar los DNS desde el panel de control de tu proveedor.
- Contratar un proveedor de correo que admita el uso de dominios personalizados. No sirven cuentas personales de Gmail, Microsoft o Yahoo. Las cuentas personales utilizan dominios que son propiedad de estas empresas, como gmail.com, outlook.com o yahoo.es.
En esencia, esto es todo lo que necesitas para utilizar tu dominio personalizado para enviar y recibir correos. A partir de aquí, la complejidad de la migración dependerá de cuántos empleados tengas y la cantidad de cuentas que necesites.
Por ejemplo, no es lo mismo un autónomo que utiliza minegocio@gmail.com y quiere pasar a hola@minegocio.com que una empresa de 5 o 10 empleados donde cada uno se comunica con el resto desde cuentas personales alojadas en un proveedor gratuito. Como bien te imaginas, la complejidad del proceso varía sustancialmente.
Las mejores plataformas para configurar un dominio personalizado
Después de hablarte sobre los principales requisitos que debes cumplir para poder configurar un dominio personalizado con un servicio de correo electrónico, te invito a conocer las mejores plataformas para tu empresa. Ya verás que muchas de ellas ofrecen mucho más que solamente correo.
Google Workspace
Google Workspace es una de las plataformas más recomendables para autónomos y pymes. También funciona muy bien para empresas grandes, aunque carece de ciertas funciones avanzadas, especialmente en la gestión de usuarios. En cualquier caso, si lo que buscas es tener un correo personalizado para tu negocio, con Workspace puedes. ¿Y sabes qué es lo mejor?
Lo mejor es que las aplicaciones de Google son las mismas que ya conoces y que, con toda probabilidad, habrás utilizado en algún momento a nivel personal (o incluso profesional). En lo que al correo se refiere, accederás a él a través de Gmail. Este servicio destaca por su genial filtro de spam, por una disponibilidad de casi el 100% y por contar con una buena reputación online, indispensable para evitar acabar en la carpeta de correo no deseado.
Lo mejor:
- Precios asequibles.
- El correo funciona a través de Gmail.
- Incluye acceso a Docs, Drive y otras herramientas, incluyendo la IA de Gemini.
- Opciones de migración desde otras cuentas.
Lo peor:
- Workspace es un servicio que apuesta principalmente por la nube. Conviene hacer copias de seguridad locales del contenido.
- La administración de cuentas es más simple. Aunque eso es ideal para pequeñas empresas, quizá las compañías más grandes se vean limitadas en este sentido.
- Solo 30 GB de almacenamiento en el plan más barato.
Microsoft 365 Empresa
Microsoft 365 Empresa es una apuesta sólida para tu negocio. Además de proporcionar un completo servicio de correo electrónico que se gestiona a través de Outlook, en el plan básico se obtiene acceso a 1 TB de almacenamiento, una plataforma de comunicaciones completa, Microsoft Teams, y otras utilidades bastante prometedoras, como Planner o Forms.
Al contrario de lo que sucede con Workspace, Microsoft proporciona un panel de administración muy completo, aunque abrumador. Si eres autónomo o solo tienes unos pocos empleados a tu cargo, es posible que te cueste ponerlo todo en marcha al principio. Por el contrario, si tu empresa es grande, las opciones que proporciona Microsoft son muy interesantes.
Lo bueno:
- Servicio de correo gestionado en Outlook.
- Aplicaciones de ofimática muy potentes, especialmente en planes donde se incluyen los programas de escritorio.
- Plataforma de gestión de identidades muy potente.
- Mucho espacio en la nube.
Lo malo:
- La configuración puede ser abrumadora para las empresas más pequeñas.
Microsoft Exchange
Microsoft Exchange merece una breve mención aquí. Este es un servicio que solo incluye una plataforma de correo electrónico. No da acceso, por tanto, ni al almacenamiento en la nube para archivos ni a las aplicaciones ofimáticas. Ahora bien, si te interesa apostar por Microsoft, pero solo para enviar y recibir mensajes, su suscripción es notablemente más económica. Ofrece 50 GB de almacenamiento por unos 3,70 euros al mes sin IVA.
Proton Mail
Vamos ahora con Proton Mail. Si nos centramos en el servicio de correo, se trata de una opción para los que buscan la mayor privacidad posible. La compañía, que está afincada en Suiza, cuenta con dos modalidades que te servirán para tu negocio. Por un lado, está Mail Plus, que cuesta 3,99 euros al mes contratando todo un año y que está pensado para usuarios personales. Con todo, te permite configurar un dominio personalizado.
Por otro lado, cuentas con Mail Business, que parte desde los 6,99 euros al mes por usuario, que permite gestionar equipos y agregar un total de 3 dominios. En ambos casos, el servicio proporciona 15 GB por usuario. La compañía ofrece algunas suscripciones adicionales con servicios añadidos, pero creo que Mail es el que más merece la pena. Por ejemplo, no suelo recomendar Proton Drive para uso profesional, pues aún tiene mucho margen de mejora.
Lo bueno:
- Correo electrónico con cifrado, mucha privacidad y alta protección de datos.
- Proton Mail cuenta con buenas aplicaciones en todos los sistemas operativos.
- Incluye funciones útiles, como alias de correo para ocultar tu dirección.
Lo malo:
- Aunque no es la norma, últimamente ha tenido algunas interrupciones del servicio.
- Algunas aplicaciones adicionales no aportan gran cosa. Si buscas un ecosistema completo para tu empresa, quizá no sea el adecuado.
Fastmail
Es el turno de Fastmail. Al igual que Proton Mail, este servicio de correo electrónico se distingue por su enfoque en la privacidad, la velocidad y una experiencia de usuario de primer nivel. Es ideal para pymes y autónomos que buscan unificar su correo, contactos y calendarios en un solo lugar. En su plan más básico, Fastmail ofrece 50 GB de almacenamiento, lo que es más que suficiente para la mayoría de los casos, y permite añadir más si lo necesitas.
Fastmail cuenta con herramientas muy útiles como carpetas, etiquetas, reglas automáticas para organizar los correos y la opción de programar el envío de mensajes o posponer correos para ser revisados más tarde. Además, la experiencia móvil también está bien cuidada, con una app que integra correo, calendario y contactos. Tiene planes personales, que funcionan bien si eres freelance, o para negocios, con gestión de usuarios.
Lo bueno:
- Enfoque en privacidad sin anuncios ni rastreo.
- 50 GB de almacenamiento con opción de expansión en el plan personal más básico. Para empresas, el plan base cuenta con 6 GB por usuario y parte desde los 4 euros al mes.
- Buena integración entre correo, calendarios y contactos.
Lo malo:
- Teniendo en cuenta que no incluye aplicaciones de ofimática, esta no es la opción más económica.
- Para obtener descuentos, es necesario pagar uno o varios años completos.
Zoho Mail
Zoho Mail forma parte de Zoho Workplace. Hay quien considera a esta empresa el Google indio. Y lo cierto es que sus aplicaciones son bastante similares, sobre todo porque están muy enfocadas en la nube. Es importante mencionar que, aunque Zoho es una empresa afincada en India, los servidores empleados para usuarios europeos están físicamente en territorio de la UE. Se trata de una plataforma bastante fiable que cuenta con algunas ventajas destacables, especialmente para pequeñas empresas.
Para empezar, cuenta con un plan gratuito para cinco usuarios que te permite configurar un dominio personalizado. Aunque tiene ciertas limitaciones, como no poder acceder al correo mediante IMAP, posiblemente habrá empresas que tendrán más que suficiente con esto. Además, sus planes de pago para el correo parten desde los 0,90 euros al mes (sí, lo has leído bien). Si después necesitas más herramientas, Zoho pone a tu disposición documentos colaborativos, hojas de cálculo y hasta un CRM.
Lo bueno:
- Servidores europeos.
- Precios realmente competitivos.
- Ecosistema de aplicaciones empresariales muy completo y compatibilidad con Exchange ActiveSync en sus planes de pago.
- Plan gratuito con dominio personalizado.
Lo malo:
- Sus aplicaciones móviles son algo básicas.
- Los planes más económicos no tienen mucho espacio de almacenamiento.
Mango Mail
La última propuesta de este listado es Mango Mail. Se trata de una plataforma de correo electrónico muy bien valorada que, además, destaca por sus precios económicos. Desde 1,50 dólares al mes, dispones de un servicio de correo electrónico que admite dominio personalizado, incluye 5 GB de almacenamiento y proporciona soporte a SMTP, IMAP y POP3. Teniendo esto en cuenta, vas a poder configurar tu cuenta de correo en cualquier dispositivo, aunque Mango Mail también pone a disposición de sus clientes un webmail.
Otra cosa que es interesante de este servicio es que, desde su plan más básico, admite la adición de dominios y direcciones ilimitadas. Todo por el mismo precio. Esto te interesa si tu negocio administra varios dominios personalizados y quieres usarlos todos para enviar y recibir correo electrónico. En la parte negativa, nos encontramos con que este es un servicio bastante básico. No me refiero al correo, apartado con el que cumple con creces, sino en servicios relacionados, como el calendario o la gestión de contactos.
Lo bueno:
- Servicio muy económico, ideal para empresas emergentes.
- Plataforma con una buena reputación.
- Direcciones de correo y dominios personalizados ilimitados en todos los planes.
Lo malo:
- No cuenta con aplicaciones propias, solo webmail.
- No dispone de servicios complementarios, como gestión de calendarios o contactos.
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